Prozessanalyse, -modernisierung und -digitalisierung
Der Unternehmensalltag ist geprägt von Prozessen. Die Erstellung des Schichtplans, die Kontaktaufnahme mit Kunden, interne Buchungen oder die Verwaltung von Lagerbeständen. Alle Tätigkeiten in einem Unternehmen sind Prozesse. Oft entstehen sie aus der Situation heraus, sind historisch gewachsen oder gar nicht dokumentiert.
Schlechte Prozesse können viel Zeit kosten und unnötigen Aufwand verursachen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels wiegt die fehlende Zeit umso schwerer. In guten Zeiten mit viel Personal und geringer Auslastung sind nicht optimierte Prozesse von untergeordneter Bedeutung. In Zeiten des Zeitmangels werden diese Zeitfresser jedoch umso gravierender. Sie fressen Zeit, die für wichtigere Dinge gebraucht wird!
Abhilfe schafft eine vernünftige Prozessanalyse. Dabei wird im ersten Schritt eine Übersicht über die bestehenden Prozesse, die beteiligten Akteure sowie die Abhängigkeiten der Prozesse untereinander erstellt. Eine solche Übersicht kann bereits helfen, redundante sowie überflüssige Prozesse zu identifizieren.
Danach helfen wir gerne bei der Optimierung und Digitalisierung der Prozesse. Bei der Optimierung sind 2 Ansätze von großer Bedeutung. Der erste ist die ganzheitliche Betrachtung des Prozesses. Ein Prozess, isoliert vom Gesamtsystem, kann immer optimiert werden. Aber das ist selten sinnvoll. Für uns ist die Einbettung des Prozesses in das Gesamtsystem Unternehmen wichtig. Welche Ressourcen und Möglichkeiten sind vor Ort vorhanden? Welche Technologien sind vor Ort bereits etabliert und welche können genutzt werden. Wie können die Mitarbeiter in den Prozess eingebunden werden. Als zweiten Ansatz verfolgen wir die Theory of Constraints. Zu Deutsch auch „Theorie der Engpässe“. Die Prozesse in einem Unternehmen bilden ein komplexes System, in dem sich die Prozesse gegenseitig beeinflussen. In diesem System sind nicht alle Prozesse gleich stark ausgelastet bzw. überlastet. Insbesondere die überlasteten Prozesse sind nicht nur für sich selbst nachteilig, sondern beeinflussen auch angrenzende Prozesse.
Prozessübersicht
Prozesse können parallel oder nacheinander verlaufen. In der Vereinfachung kann ein prozess ausgemacht werden, der ein Flaschenhals ist, eine Verengung in den Prozessbahnen. Wenn dieser ins Stocken gerät, sind alle nachfolgenden Prozesse von der Verzögerung beeinflusst.
Normalbediengung
Im Idealfall beeinflusst der Flaschenhals den Prozess nicht weiter. Dies kann aber nur dan sein, wenn dieser nicht ausgelastet bzw überlastet ist.
Flaschenhals verzögert
Bei überlastung des Flaschenhalses brauchen Prozesse an diesem länger. Verzögern sich auch die nachfolgenden Prozesse.
Die Identifikation dieser Engpässe bildet den Ausgangspunkt der Optimierung. Der Engpass wird zuerst entlastet, damit das System wieder besser arbeiten kann. Die angrenzenden, meist weniger belasteten Prozesse müssen sich dem überlasteten Prozess unterordnen. So können akut die Symptome gelindert werden. Gleichzeitig wird an einer Optimierung des Prozesses gearbeitet, so dass der Prozess langfristig der aktuellen und zukünftigen Belastung standhalten kann. Die akute Entlastung hat gleichzeitig den Vorteil, dass ein direkter Eindruck über die Beeinflussung der Prozesse gewonnen werden kann. Diese Beobachtung kann gleichzeitig in die neu entstehende Optimierung einfließen.
Digitalisierung bei der Prozessoptimierung
Digitalisierung bei der Prozessoptimierung
Digitalisierung ist in aller Munde und heute nicht mehr wegzudenken. Viele Prozesse können heute digital abgebildet werden. Insbesondere im Bereich der Mathematik, der Verarbeitung großer Datenmengen sowie der genauen und präzisen Verarbeitung von Daten sind digitale Systeme unschlagbar. Hier ist die Digitalisierung unschlagbar.
Gleichzeitig ist nicht jeder Prozess sinnvoll digitalisierbar. Vor allem analoge Prozesse sind auf die Stärken des Menschen optimiert. Diese zu digitalisieren macht wenig Sinn. In diesen Fällen muss immer eine Analyse und Optimierung der Prozesse vorausgehen. Erst durch die Optimierung der Prozesse an die digitalen Systeme kann der Prozess auch sinnvoll abgebildet werden.
Prozessanalyse und -optimierung
Die Prozessanalyse und -optimierung wird individuel auf das Unternehmen zugeschnitten und wird an die Strukturen und Prozesse ihres Unternehmens angepasst. Die Grunndlegenden Schritte sind folgende:
In der Erstberatung geht es darum, das Unternehmen vorzustellen sowie die bestehenden Probleme und die angestrebten Ziele zu erläutern. Im Anschluss an das Gespräch erhalten Sie eine kostenlose Ersteinschätzung und ein Angebot für das weitere Vorgehen.
Die Prozessanalyse findet mit einem Prozessanalysten in Ihrem Unternehmen statt. Dabei werden die Prozesse vor Ort aufgenommen und dokumentiert. Ziel ist es, Optimierungspotenziale zu identifizieren. Neben der reinen Prozessdokumentation sind hier auch Gespräche mit den Mitarbeitern von entscheidender Bedeutung.
Die Ergebnisse werden gemeinsam validiert und analysiert. Darauf aufbauend werden die Optimierungen geplant.
Nach der Analyse der bestehenden Prozesse und der ganzheitlichen Betrachtung des Unternehmens wird gemeinsam eine Optimierung geplant. Die Optimierungen können unterschiedlicher Natur sein und richten sich nach Ihren Prozessen.
- Integration und Konfiguration von neuer Software
- Schulung des Personals in neuen Systemen oder Methoden
- Entwicklung neuer Verfahren, Software oder Geräte
Je nachdem, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen ablaufen, suchen wir in unseren Netzwerken nach geeigneten Partnern für die Optimierung Ihrer Prozesse.
Cloud
Unsere Zeit ist geprägt von großen Datenmengen. In alltäglichen Geschäftsprozessen fallen immer mehr Daten an. Gleichzeitig werden viele Prozesse digitalisiert. Dieser Wandel bringt auch ein neues Datenmanagement mit sich. Der Umzug in die Cloud ist dabei oft die logische Konsequenz.
Die Cloud bietet einen zentralen Speicherort für alle Daten. Der Zugriff ist unabhängig vom Endgerät und von überall auf der Welt möglich. Die zentrale Ablage ermöglicht zudem die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten sowie die zentrale Verwaltung von Rechten und Backups.
Datamining und Auswertung
Die Digitalisierung bietet große Potenziale bei der Erfassung und Verarbeitung von Daten. Neben der einmaligen Aufbereitung von Daten ist vor allem die kontinuierliche Erfassung von prozessbezogenen Daten möglich.
Jetzt kostenlose Erstberatung anfordern
Der gesamte Prozess der Prozessanalyse und -optimierung setzt eine enge Zusammenarbeit und Vertrauen voraus. Ohne vorheriges Kennenlernen kann keine Entscheidung getroffen werden. Fordern Sie jetzt eine kostenlose und unverbindliche Erstberatung an.